TRACE:GED, la dématérialisation douce

 

Dématérialisation, GED, numérisation, c’est quoi ?

GED (Gestion électronique de documents), dématérialisation, numérisation, ces mots à la mode décrivent tous un domaine informatique vers lequel les entreprises ont maintenant l’obligation de se diriger.

Tout le concept de la numérisation est en fait un synonyme pour ‘document PDF’.

Le fichier PDF est produit par l’entreprise (bons de commande, offres, factures, rappels et autres documents) directement dans ce format. Il est aussi créé à partir du scan de documents reçus en forme papier. Et finalement, certains sont reçus au format PDF via des e-mails.

Problème: Un fichier PDF stocké dans un répertoire sur un disque dur, un serveur, sur le cloud reste un objet non dématérialisé. Il est ainsi à la merci d’un déplacement dans un autre répertoire, c’est si vite arrivé, d’un effacement par erreur – l’erreur est humaine – , d’un rançongiciel – les hackers sont partout -, d’un problème sur le disque dur le rendant illisible – le matériel n’est plus ce qu’il était.

Comme un papier donc, on le copie, le déplace, l’efface, et généralement passe son temps à la chercher….

TRACE:GED remet la discussion dans le concret, la réalité quotidienne, la voie possible immédiatement pour les PME.

 


TRACE:GED ou comment dompter l’hydre du papier électronique

TRACE:GED analyse vos PDF et vous permet de les traiter facilement.

Les fichiers PDF archivés dans TRACE:GED sont des pièces jointes dans l’application qui les a créés :

  • une facture client est en pièce jointe dans la base de données accessible depuis l’enregistrement de la facture du client.
  • une facture fournisseur scannée est placée dans l’enregistrement lui correspondant dans le module de gestion des fournisseurs, en tant que pièce jointe.

Cette logique permet d’intégrer le fichier PDF au processus qui l’a créé, et surtout de le rendre accessible immédiatement aux lecteurs concernés et autorisés.

Ainsi, plus de pertes de temps, plus de travail en plus pour archiver les fichiers PDF. TRACE:GED s’occupe de tout, de manière automatique et transparente.

TRACE:GED vous met à disposition tous les documents dématérialisés selon des critères multiples :

  • adresse(s) concernée(s)
  • période
  • date
  • type de document
  • numéro de pièce
  • et autres

 


TRACE:GED ou comment intégrer les flux de toutes sources

Si vous n’utilisez pas les logiciels de la gamme TRACE/Pyxware, TRACE:GED peut se connecter à vos autres logiciels qui génèrent des fichiers PDF, y rechercher ceux à intégrer dans ses archives en ayant obtenu de la base de données à l’origine du fichier PDF toutes les informations, par ex : no et nom du client, date, montants, et autres.

Ces flux alimenteront ainsi la base de données et vous donneront année après année un endroit où vous retrouverez tous vos documents rangés, accessibles, protégés, partagés.

Mieux, une fois dans TRACE:GED, de nombreuses interfaces permettront de les utiliser dans des processus de l’entreprise :

  • publication dans un espace client sur internet
  • accès aux archives facilité
  • transfert des données vers d’autres systèmes
  • BI et datamining

Et finalement, les documents dématérialisés sont ainsi à l’abri des accidents, peuvent être accessibles depuis d’autres serveurs géographiquement éloignés, d’autres ordinateurs (par exemple un laptop) en mode mobile ou non connecté.

 


TRACE:GED passez de la 2D à la 3D

Savez-vous quel sont les outils de GED les plus utilisés ? Le gestionnaire de fichiers et la messagerie.

Chacun de nous a sa propre GED, combinaison de répertoires sur son disque ou serveur, ou dans une Dropbox, et des dossiers de sa boîte aux lettres.

Certes, on arrive normalement à s’y retrouver, mais en terme de partages, disons que c’est plus que limité, et nous n’allons même pas aborder ici les concepts de l’efficacité, de la sécurité et de productivité.

Il est temps de vous libérer des contraintes du gestionnaire de fichiers et de son travail en 2 dimension (volume/répertoire et nom de fichier) et de passer dans le monde 3D que TRACE:GED vous offre.

La dématérialisation à l’intérieur des applications vous offre le moyen d’obtenir un résultat gagnant dans la bataille permanente de votre entreprise contre le papier et le papier électronique.

 


TRACE:GED – qu’attendez-vous donc pour dématérialiser ?

TRACE:GED permet de repenser l’organisation du travail dans l’entreprise, les flux de documents, les processus, les rôles autour de la dématérialisation. ET TRACE Software Industries SA est le partenaire idéal pour vous accompagner, car nous sommes des experts – depuis 35 ans – dans ce domaine et le conseil et les services sont nos activités les plus importantes.

Avec TRACE:GED, vous ne vous retrouverez pas enfermé(e) à rejouer en boucle les ‘Aventuriers de l’Email perdu’, mais pourrez vous la faire héros/héroïne dans ‘Les Experts : GED’.